Décider de déléguer sa communication n’est pas un choix anodin, il s’agit d’une décision stratégique qui va directement influencer la visibilité de votre entreprise, la cohérence de votre image de marque et, in fine, votre croissance.
Pourtant, de nombreux dirigeants et entrepreneurs se lancent dans la sous-traitance à l’aveugle : sans méthode claire, au risque de multiplier les frustrations (perte de temps, budget mal investi, résultats décevants, etc).
La vérité ? Sous-traiter ne s’improvise pas, ça se prépare, s’organise et s’entretient. Dans cet article, je vous partage ma checklist pour une collaboration réussie.
1. Bien définir votre besoin
C’est la clef de voûte de toute délégation réussie : savoir exactement pourquoi, quoi, à qui et comment déléguer.
- Pourquoi ? Peut-être parce que vos journées sont déjà surchargées, parce que la communication n’est pas votre zone de génie, ou parce que vous voulez enfin professionnaliser votre image pour attirer les bons clients.
- Quoi ? La communication recouvre une multitude de canaux : réseaux sociaux, site internet, campagnes e-mail, relations presse, supports commerciaux, podcasts, vidéos… Tout n’est pas forcément à déléguer d’un coup. Identifier vos priorités vous évitera de disperser vos ressources.
- À qui ? Selon vos besoins, il peut s’agir d’un freelance spécialisé, d’une agence ou d’une consultante marketing 360 (comme moi 😇) qui vous aide à clarifier vos priorités avant même de passer à l’action.
- Comment ? Définissez si vous cherchez un accompagnement ponctuel (pour le lancement d’un nouveau produit/service par exemple), une mission récurrente (community management) ou une externalisation complète (direction communication externalisée).
→ Si vos réponses sont claires, partez à la recherche du prestataire idéal (je peux aussi vous ouvrir mon réseau de Propulseurs).
→ Si vos réponses restent floues, pas de panique : c’est précisément là que faire appel à une consultante 360 prend tout son sens.
Je vous aide à prioriser, à éviter les pièges et à bâtir un plan de communication cohérent.
⚠️ Attention : ne vous laissez pas piéger par les tendances. Ce n’est pas parce que tout le monde parle de TikTok ou de LinkedIn que ce doit être votre priorité.
Chaque entreprise a ses canaux stratégiques en fonction de ses objectifs et de sa cible.
Pour aller plus loin sur ce sujet, je vous invite à lire mon article complémentaire : Pourquoi et quand déléguer : le guide pour faire décoller votre entreprise.
2. Choisir la bonne personne
Une fois vos besoins clarifiés, l’étape suivante est de trouver la perle rare. Et là encore, le choix ne doit pas se faire à la légère ☝🏼
- Au-delà des compétences techniques, cherchez une personne capable de comprendre votre vision et vos valeurs. La communication est le reflet de votre identité : si le prestataire ne saisit pas votre “ton”, votre philosophie, votre posture de marque, le résultat sera toujours bancal.
- Vérifiez l’expérience : a-t-il déjà travaillé avec des structures proches de la vôtre (startups, PME, indépendants, secteur particulier) ?
- Observez la posture : un bon prestataire ne se contente pas d’exécuter, il pose des questions, il challenge, il propose des pistes. C’est un signe de maturité professionnelle.
Je vous en parle en détail dans un autre article : Bien choisir ses prestataires avant de signer un contrat.
3. Onboarder et accueillir le freelance comme un collaborateur
Un freelance n’est pas un prestataire à qui on envoie des tâches à la volée. Pour qu’il soit efficace, vous devez l’intégrer comme un véritable partenaire.
- Prévoyez un temps d’intégration : présentez-lui vos process internes, vos outils, vos méthodes de travail.
- Faites découvrir votre univers : vos produits, vos services, vos cibles, vos objectifs commerciaux. Plus le prestataire est immergé dans votre quotidien, plus il sera pertinent dans ses recommandations.
- Préparez les documents essentiels : charte graphique, fiches produits, témoignages clients, plaquettes commerciales, stratégie marketing… Ces ressources permettent au freelance de gagner du temps et de produire des supports cohérents.
- Soyez attentif à sa curiosité : un prestataire qui ne cherche pas à comprendre, qui n’approfondit pas, ne pose pas de questions, est souvent un mauvais signal 🚩
En résumé
Plus l’onboarding est complet, plus la collaboration démarre vite et bien !
4. Communiquer régulièrement
Déléguer ne doit jamais être source de craintes et de frustrations.
Trop d’entreprises se plaignent d’un manque de résultats alors qu’elles ne partagent rien avec leur prestataire.
- Organisez des points réguliers : hebdomadaires, bimensuels ou mensuels selon la mission.
- Anticipez vos actualités : si vous lancez un produit, préparez un salon, sortez dans la presse… le freelance doit le savoir en avance pour planifier la communication.
- Utilisez les bons outils : WhatsApp, Trello, Slack, Notion, Asana, Teams… peu importe, tant que les échanges sont fluides et centralisés.
- Restez disponible : une collaboration réussie demande de la réactivité, même si vous déléguez.
5. Fixer un budget clair dès le départ
Parler d’argent n’est jamais simple, mais c’est tout de même indispensable pour éviter les frustrations. Mes conseils :
- Posez vos limites financières dès le départ, en expliquant votre enveloppe et vos priorités. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises !
- Rappelez-vous qu’il s’agit d’un investissement : bien menée, la communication génère du chiffre d’affaires et renforce votre position sur le marché. Voyez cette prestation comme un investissement et surtout pas comme une dépense.
- Demandez de la transparence : tarifs clairs, modalités de paiement, forfait ou facturation à l’heure.
Bon à savoir
Un freelance travaille mieux quand il connaît vos contraintes : il peut adapter sa proposition, ajuster la mission ou prioriser les actions à plus forte valeur ajoutée.
6. Donner de la liberté créative
Si vous déléguez, c’est pour bénéficier de l’expertise d’un professionnel, pas pour obtenir un exécutant sans valeur ajoutée. Je ne le rappellerai jamais assez…
- Donnez un cadre clair : vos valeurs, vos interdits, votre ton de marque.
- Laissez de l’espace pour l’initiative : proposez, testez, laissez votre prestataire suggérer de nouvelles idées.
- Trop brider = résultats mauvais, trop lâcher = dispersion. Le bon équilibre, c’est un cadre avec de la flexibilité.
Pensez-y
La créativité se nourrit de la confiance.
Plus vous donnez confiance à votre prestataire, plus il sera impliqué et innovant !
7. Centraliser les échanges et documents
Une erreur fréquente dans la délégation : tout disperser. Entre mails, WhatsApp, Google Docs, WeTransfer… on finit par perdre le fil. Et quand un freelance gère plusieurs clients, il peut rapidement se perdre.
Il ne faudra pas le blâmer pour ça. Pour éviter cela, voici mes conseils :
- Choisissez une plateforme centrale : Google Drive, Notion, Dropbox, OneDrive… peu importe, mais une seule !
- Classez vos fichiers : visuels, textes, briefs, templates. La clarté fait gagner un temps précieux.
- Mettez en place une logique de “versionning” : pas de 15 versions d’un même document dans 15 endroits différents.
Résultat : un prestataire autonome, qui sait où trouver l’info, et moins de pertes de temps côté client.
Bon à savoir
Bien souvent, les prestataires vous proposeront de travailler avec leurs propres outils et selon leurs process.
Mais ils peuvent aussi s’adapter à l’outil de l’entreprise si vous en avez déjà un.
Il est important de parler de ça dès les premiers échanges, pour éviter d’éventuelles frictions.
8. Anticiper sur le long terme
Enfin, voyez la délégation comme une relation de long terme, pas comme une solution de dépannage ponctuelle.
- Construisez une relation durable : plus le freelance vous connaît, plus il devient force de proposition.
- Mesurez les résultats : mettez en place des KPIs (trafic, leads, engagement, conversion, notoriété) pour suivre les actions.
- Ajustez et optimisez : la communication est vivante, elle évolue avec le marché, vos clients, vos objectifs.
Pensez-y
Plus la relation dure dans le temps, plus vous gagnez en efficacité et en cohérence.
Vous dépensez moins d’énergie à réexpliquer, vous construisez une véritable équipe élargie.
Bien déléguer sa communication, ce n’est pas se débarrasser d’un problème, c’est investir dans une stratégie gagnante.
En cochant ces 8 cases de ma checklist, vous passez d’un simple contrat de sous-traitance à un véritable partenariat durable.
Vous gagnez du temps, vous renforcez votre image, vous vous concentrez sur ce que vous faites le mieux : développer votre entreprise.
Pour approfondir, je vous invite à lire aussi mon article : Pourquoi et quand déléguer : le guide pour faire décoller votre entreprise.
Et si vous avez besoin d’un accompagnement pour clarifier vos priorités et poser les bases avant de déléguer, je serai ravie d’en discuter avec vous.
